Sofie Bouw, HRM adviseur
“We hebben een overweldigende hoeveelheid reacties ontvangen. Helaas moeten we je mededelen dat jij niet past in het profiel. Bedankt voor de getoonde interesse, we wensen je veel succes bij eventuele verdere sollicitaties.” Iedereen die ooit heeft gesolliciteerd, is deze zin – of iets van gelijke strekking – wel ooit tegengekomen. Een standaardafwijzing. Onpersoonlijk, afstandelijk en voor de ontvanger uitermate onbevredigend. Je wordt bedankt voor je interesse in een onderneming, maar uit niets blijkt dat deze onderneming enige interesse toont in jou. Deze aanpak komt nog altijd veel voor. Zonde. De afgewezen sollicitant blijft achter met vraagtekens en mogelijk een rotgevoel. Daarnaast draagt het niet in goede zin bij aan het imago van je merk of bedrijf. Gemiste kans, want een afwijzing kan vrij eenvoudig een positieve ervaring opleveren voor beide partijen. We nemen de do’s en don’ts in de communicatie van een afwijzing eens goed onder de loep.
Moeite wordt beloond
Voor een sterk en gezond werkgeversmerk is elke vorm van communicatie onderdeel in de mix. Van gesprek tot afwijzing en van vacature tot onboarding. In elk onderdeel is de visie en de bedrijfscultuur aanwezig. Natuurlijk ligt dat er niet altijd zichtbaar bovenop, dat hoeft ook niet altijd. Op sommige vlakken lijkt het soms simpelweg vergeten te worden. Het afwijzen van sollicitanten is nog vaak zo’n ondergeschoven kindje. Dat is zonde, een sollicitatie is immers niet zomaar een mailtje, het is iemands persoonlijke motivatie aan een onderneming, om zijn of haar krachten toe te voegen aan het bestaande team. Om een bijdrage te leveren aan je bedrijf. Die interesse, dat aanbod, mag absoluut beloond worden. Ook als de kandidaat afgewezen wordt.
Die beloning, of liever de wederzijdse interesse, begint al bij het eerste contact. Een ontvangstbevestiging van een sollicitatie is een kleine moeite. Dat kan zelfs geautomatiseerd. In het bericht opnemen wanneer iemand reactie kan verwachten is gewenst. Je geeft daarmee duidelijkheid en zet een stip op de horizon. Maar het allerbelangrijkste is dat je daarmee bij de start het signaal afgeeft de sollicitant serieus te nemen.
Mocht een sollicitant op basis van z’n brief, ervaring of functie eisen duidelijk geen kandidaat zijn, volgt logischerwijze de afwijzing. Schrijf in elke afwijzing iets persoonlijks, maak verbinding met de ontvanger. Ongeacht de grootte van je organisatie, je HR-team of het aantal reacties op een vacature, neem even de tijd om gericht te reageren op een brief, geef daarin een reden van de afwijzing. Dat kan al met één gepersonaliseerde zin. Bied liefst ook de mogelijkheid om extra uitleg te vragen per mail of telefoon.
Na het eerste gesprek
Een afwijzing die volgt op een eerste (of tweede) gesprek, is natuurlijk nog persoonlijker. Daarin kun je echt gericht aangeven waarom de kandidaat niet gekozen wordt. Past het in de stijl van jouw organisatie, dan is bellen hierover een mooie oplossing. Dit biedt de mogelijkheid om met elkaar in gesprek te gaan, vragen direct te beantwoorden en om iemand tips mee te geven voor een volgende sollicitatie. Je gaat dan ook zonder onduidelijkheden uit elkaar, het helpt de sollicitant in een volgend traject en hij of zij houdt een positief gevoel over aan een afwijzing. Klinkt wrang, maar het werkt echt zo. Wanneer je kandidaten op een persoonlijke wijze benadert, bouw je er als potentiële werkgever een relatie mee op. Hoe kortstondig ook, het is wel duurzaam. Ervaring leert dat bijvoorbeeld schoolverlaters die eerder nog werden afgewezen, later in hun loopbaan geneigd zijn om op basis van dat duurzame contact eens opnieuw te solliciteren bij dezelfde organisatie.
De positieve ervaring van de sollicitant, de wijze waarop je communiceert en elkaar benadert, is een wezenlijk onderdeel van je werkgeversmerk. Je hele bedrijfscultuur, de manier waarop je met elkaar omgaat, ligt daarin opgesloten. Het helpt de sollicitanten niet alleen, de ervaring met je organisatie blijft ook positief. Sommige bedrijven gaan hierin nog een stap verder en belonen sollicitanten met samples, kortingen of een attentie na een afwijzing of proefopdracht. Moeite wordt beloond, het merk versterkt.
Denk vanuit je merk
Natuurlijk zijn er honderden uitzonderingen te bedenken in elke sollicitatieronde. Eén punt in de selectieprocedure blijft onveranderd: kijk ook voorbij het cv om te zien of iemand past binnen de organisatie, het team en de bedrijfscultuur. Ontwikkelingsmogelijkheden, motivatie en een goede samenwerking in het loopbaantraject gaan steeds vaker bóven opleiding en cv. Duurzame relaties met sollicitanten, kandidaten en werknemers maken je organisatie aantrekkelijk en sterker voor de toekomst.
Een gezond en sterk werkgeversmerk helpt om mensen gericht in contact te brengen met jouw organisatie en bedrijfscultuur. En dat begint dus bij het eerste contact. Mocht dat in een vroeg stadium al een afwijzing worden, laat het dan wel een positieve ervaring zijn.
Do’s en don’ts op een rij
We zetten de do’s en don’ts van afwijzingen na een sollicitatie nog even kort voor je op een rij:
DO
- communiceer in lijn met je merk
- geef duidelijkheid
- ben zo persoonlijk mogelijk
- bied ruimte voor vragen
- geef gerichte tips
- beloon de moeite die een ander neemt
- wees opbouwend
- kijk ook voorbij het cv
DON’T
- niet reageren is geen optie; geef altijd een reactie
- communiceren vanuit standaard reacties; wees persoonlijk
- halve informatie of vage redenen; bied altijd duidelijkheid
- onpersoonlijke benadering; laat mensen zich geen nummer voelen
- sms of WhatsApp gebruiken; schrijf, mail, bel of ‘zoom’
Werk aan je merk met CLAP
Het belang van positieve ervaringen met jouw organisatie op de arbeidsmarkt, zoals de manier van communiceren en de beleving van je merk, is groter dan ooit. De arbeidsmarkt is flink in beweging en ook bijvoorbeeld thuiswerken heeft enorme impact op de bedrijfscultuur en de loyaliteit binnen je organisatie. Vacatureteksten, gesprekken, afwijzingen, onboarding, re-boarding, het zijn allemaal onderdelen van je werkgeversmerk. Als jij duidelijk laat zien wie je bent als werkgever, vergroot dat je de aantrekkingskracht op sollicitanten die het beste bij jou passen. Employer branding werkt. Ook hierover vertellen we je graag meer. Klik hier om te zien wat CLAP kan doen voor de kracht van jouw werkgeversmerk.
